גיבוי תמונות ומסמכים בענן: המדריך שימנע מכם לאבד את הזיכרונות

רובנו מחזיקים היום את החיים בתוך מכשירים. תמונות של הילדים מהרגע שנולדו, סרטונים מחופשות, מסמכים חשובים, חוזים, תעודות ועבודות. ובכל זאת, רבים לא מגבים את כל זה באופן מסודר, עד שיום אחד הטלפון נופל למים, המחשב מסרב להידלק או שקובץ נמחק בטעות. אז מגלים כמה הכול שביר. החדשות הטובות הן שגיבוי היום פשוט, אוטומטי ולא יקר. הנה איך עושים את זה נכון.

למה גיבוי הוא לא עניין של אם אלא של מתי

כל מכשיר אלקטרוני יתקלקל בסופו של דבר. כוננים קשיחים נשחקים, טלפונים נשברים או נגנבים, ותוכנות זדוניות עלולות להצפין קבצים ולדרוש כופר. גם טעות אנושית פשוטה, כמו מחיקה של תיקייה לא נכונה, היא סיבה נפוצה לאובדן מידע.

הדבר העצוב הוא שהרבה מהמידע הזה אינו ניתן לשחזור. אפשר לקנות מחשב חדש, אבל אי אפשר לצלם שוב את הצעדים הראשונים של התינוק. לכן גיבוי הוא לא עניין טכני בלבד, אלא דרך לשמור על מה שבאמת חשוב לנו.

כלל השלוש, השתיים והאחת

מומחי מחשבים ממליצים על כלל פשוט שקל לזכור: שלושה עותקים של המידע החשוב, על שני סוגי אחסון שונים, כשאחד מהם נמצא מחוץ לבית. לדוגמה, הקבצים המקוריים במחשב, עותק בכונן חיצוני ועותק בענן.

הרעיון הוא שאין נקודת כשל אחת. אם המחשב מתקלקל, יש כונן חיצוני. אם יש שריפה או פריצה בבית והכונן נעלם, יש עותק בענן. ואם יש בעיה בחשבון הענן, עדיין יש עותק בבית. לא חייבים להיות מושלמים, אבל כל צעד בכיוון הזה מקטין את הסיכון באופן משמעותי.

שירותי ענן: איך בוחרים

שירותי האחסון בענן מאפשרים לשמור קבצים על שרתים מרוחקים ולגשת אליהם מכל מכשיר. רוב הטלפונים מגיעים עם שירות ענן מובנה של היצרן, ויש גם שירותים עצמאיים רבים. לרובם יש נפח חינמי בסיסי ותוכניות בתשלום עם נפח גדול יותר.

כשבוחרים שירות, כדאי לשים לב לכמה דברים:

• נפח האחסון ביחס לכמות התמונות והקבצים שלכם
• האם יש גיבוי אוטומטי של תמונות מהטלפון
• אפשרות לשחזר קבצים שנמחקו או גרסאות קודמות
• תאימות לכל המכשירים במשפחה
• אבטחה, כולל אימות דו שלבי
• אפשרות לשיתוף משפחתי של המנוי

להפעיל גיבוי אוטומטי בטלפון

הטלפון הוא המקום שבו נוצרות רוב התמונות, ולכן הוא הנקודה הראשונה שצריך לטפל בה. הפעילו בהגדרות את הגיבוי האוטומטי של התמונות והסרטונים לשירות הענן שבחרתם. רצוי להגדיר שהגיבוי יתבצע כשהטלפון מחובר לרשת אלחוטית ולמטען, כדי לא לבזבז חבילת גלישה וסוללה.

אחרי ההפעלה, ודאו שהגיבוי באמת עובד. היכנסו לשירות הענן מהמחשב ובדקו שהתמונות האחרונות מופיעות שם. בדיקה כזו, פעם בכמה חודשים, מבטיחה שלא תגלו ביום שבו תצטרכו את הגיבוי שהוא הפסיק לפעול לפני שנה.

גיבוי המחשב

במחשב, הקבצים החשובים הם בדרך כלל מסמכים, תמונות שהועברו מהמצלמה ופרויקטים אישיים או עסקיים. אפשר לסנכרן את תיקיות המסמכים והתמונות עם שירות ענן, כך שכל קובץ שנשמר שם מגובה אוטומטית. בנוסף, מערכות ההפעלה הנפוצות כוללות כלי גיבוי מובנה לכונן חיצוני.

כונן חיצוני הוא פתרון זול ויעיל. חברו אותו באופן קבוע, למשל פעם בשבוע, והפעילו את כלי הגיבוי. יש מי שמעדיפים להשאיר את הכונן מנותק בין הגיבויים, כדי שתוכנה זדונית שתדביק את המחשב לא תגיע גם אליו.

לא לבלבל סנכרון עם גיבוי

זו טעות נפוצה. סנכרון פירושו שאותו קובץ זהה בכל המכשירים. אם מוחקים קובץ במחשב, הוא נמחק גם בענן. אם קובץ נפגע, הגרסה הפגועה מסתנכרנת לכל מקום. גיבוי אמיתי שומר עותקים נפרדים, ולעיתים גם גרסאות קודמות לאורך זמן.

לכן, כשבוחרים שירות, בדקו אם יש אפשרות לשחזר קבצים שנמחקו ולחזור לגרסה קודמת של קובץ. רוב השירותים הגדולים מציעים סל מחזור לתקופה מסוימת. ידיעת האפשרויות האלה מראש יכולה להציל אתכם ברגע של טעות.

לסדר את הבלגן

גיבוי של עשרות אלפי תמונות לא מסודרות עדיף על אין גיבוי, אבל סדר מקל מאוד על החיים. הקדישו זמן, אפילו בהדרגה, למחיקת כפילויות, צילומי מסך ישנים ותמונות מטושטשות. ארגנו תיקיות לפי שנים או אירועים. כך הגיבוי יתפוס פחות מקום, ויהיה קל למצוא את מה שמחפשים.

שקלו גם להדפיס אלבום משנה לשנה עם התמונות הטובות ביותר. זה גיבוי נוסף, פיזי, וגם דרך נעימה ליהנות מהזיכרונות במקום שישכבו בענן בלי שאיש יסתכל בהם.

אבטחת הגיבוי

הגיבוי שלכם מכיל את המידע הרגיש ביותר, ולכן צריך להגן עליו. השתמשו בסיסמה חזקה וייחודית לחשבון הענן והפעילו אימות דו שלבי. אם אתם משתמשים בכונן חיצוני, שמרו אותו במקום בטוח, ושקלו להצפין אותו.

גיבוי לעסק קטן ולמשפחה

אם אתם מנהלים עסק קטן מהבית, הגיבוי חשוב עוד יותר. חשבוניות, חוזים, קבצי לקוחות ותיקי עבודות הם הנכס של העסק, ואובדן שלהם עלול לפגוע בהכנסה ובאמון הלקוחות. כדאי להפריד בין הקבצים האישיים לעסקיים, לגבות את שניהם, ולבדוק אם יש דרישות חוקיות לשמירת מסמכים מסוימים לאורך שנים. במקרה של ספק, רואה החשבון יוכל להסביר מה צריך לשמור ולכמה זמן.

גם במשפחה כדאי למנות אחראי גיבוי, אדם אחד שמוודא שהטלפונים של כולם מגובים, כולל של ההורים המבוגרים והילדים. מנוי משפחתי לשירות ענן מאפשר לרכז את הכול תחת חשבון אחד, ולחסוך בעלויות לעומת מנויים נפרדים.

לסיכום, גיבוי הוא אחת הפעולות הפשוטות והחשובות ביותר שאפשר לעשות בעולם הדיגיטלי. הפעילו גיבוי אוטומטי בטלפון, גבו את המחשב לענן ולכונן חיצוני, בדקו מדי פעם שהכול עובד ושמרו על אבטחת החשבון. כמה דקות של הגדרה היום יחסכו לכם הרבה צער מחר.